Soms is het lekker om de frustratie van iemand anders te lezen en vervolgens zelf weer eens even het onderwerp op te pakken, gewoon omdat mailen een dankbaar TGIF onderwerp is.
Toen er alleen maar email was, om online met collega’s te communiceren, vonden we dat een snelle efficiënte manier. Veel mensen tegelijk bereiken met 1 bericht, scheelde werk. (lees kopiëren of printen en in postvakken leggen).
Het liefst 25 mensen in de CC en de stiemerds onder ons BCC-den vanzelfsprekend ook nog even de baas.
Heerlijk dan zo’n reply all, zodat het net leek of we een forumdiscussie in onze eigen mail voerden.
Meest leuke was dan om alle mails waar het op sloeg ook te laten staan, zodat je, als je een keer zo dom was om op printen te klikken, je de printer een dagtaak gaf.
Daarna volgden de diensten Marketing en communicatie die ons wezen op het handige “visitekaartje” in Outlook
Onder je mail verscheen dan vanzelf een boek, natuurlijk in een kleurrijk Comic Sans achtig lettertype, vooral ingewikkelde titels en rollen en taken, aangevuld met de werktijden, locaties, faxnummers en bij niet bereikbaarheid ook nog het hele hebben en houden van die misschien wel te bereiken collega.
Oh, natuurlijk de disclaimer….als deze mail niet voor u bestemd is….alles is geheim…..blabla
Daarna (hoe krijgen ze het voor elkaar) een aantal afbeeldingen van gewonnen prijzen ofzo
Als laatste, niet te vergeten het groene boompje…..denk na voordat u op afdrukken klikt.
Ze zijn er nog, echte mailers… elke dag krijg ik mail….veel mail…..heel veel mail.
Even over de regels, die ooit ontstaan zijn en nog steeds gebruikelijk zijn.
- In het onderwerp helder maken waar het om gaat.
- Aanhef, Beste..geachte….hallo….hey….naam
- Witregel
- Bondige inleiding
- Waar gaat het over, graag veel bulletpoints bij opsommingen
- MET VRIENDELIJKE GROET……vooral niet mvg
- Indien het weekend op punt van beginnen staat: Fijn weekend (dit mag echter de vriendelijke groet niet vervangen)
- Naam
- Rest volgt vanzelf
- Nog meer rest volgt vanzelf
Oh, en vergeet nou die bijlage waar je naar verwijst niet in aan je mail te hangen, want anders gebeurt er dit:
- In het onderwerp helder maken waar het om gaat. Bijlage vergeten.
- Aanhef, Beste..geachte….hallo….hey….naam
- Witregel
- Verontschuldingen en alsnog verwijzen naar de bijlage
- MET VRIENDELIJKE GROET……vooral niet mvg
- Indien het weekend op punt van beginnen staat: Fijn weekend (dit mag echter de vriendelijke groet niet vervangen)
- Naam
- Rest volgt vanzelf
- Nog meer rest volgt vanzelf
Had ik al iets gezegd over out of office replies? Mag ik 1 opmerking maken?
Niet doen als je op vrijdag niet werkt…nooit op vrijdag werkt….die ene dag…maakt geen bal uit.
Mijn email tekst is heel erg veranderd, ik gooi veel weg (250 MB ruimte)en geef korte bondige antwoorden zoals
18/2 9.30 uur, ppd, zal er zijn.
mvg
Karin
Aan de disclaimer kan ik niks veranderen, maar mijn visitekaartje tik ik er zelf bij, afhankelijk van naar wie de mail gaat. Mijn collega’s kunnen alles van mij zien in de afzender, als ze met de rechtermuisknop op mijn email adres klikken.
Als een ontvanger dan toch van mij verwacht dat ik een proza stuk van 1000 woorden lever, in plaats van een email…lees deze blogpost maar, ik heb wel wat anders te doen.
Vanzelfsprekend gaat bovenstaande NIET op voor zakelijke contacten, daar houd ik me netjes aan de regels (meestal….soms….niet al te vaak).
Over die mail die je beter niet had kunnen sturen…..ach het is weekend…laat de mail de mail…ik ga naar een feestje.