Gooi maar over de schutting

Elke zondagmiddag of maandagochtend vroeg, loop ik door de agenda van komende week. Daarbij zet ik de te doens op mijn Trello bord. Ik werk volgens het Kanban principe (op een Trello bord en/of een whiteboard met stift of magneetjes).

Afvinken is een term die vaak wordt gebruikt om aan te geven dat een taak of item op een lijst is voltooid of afgerond. Het wordt vaak geassocieerd met het visueel markeren van een taak door er een vinkje naast te zetten, meestal in de vorm van een -symbool. Dit wordt gedaan om aan te geven dat de taak is voltooid of de vereiste actie is ondernomen.

[bron]

Twee (slechte) voorbeelden van afvinken wil ik met jullie delen.

Over de schuttingmails
Mail is voor veel mensen het ondergeschoven kindje van de werkdag en gek genoeg staat het niet vaak op de to do lijstjes. Het gaat er gewoon even tussendoor. Lezen van mails en gelijk antwoorden of mails opsparen tot het einde van de dag. Dat is het, ‘ik wil van de meuk af’ moment, om de to do’s af te vinken.

Wat mij veel te vaak overkomt zijn de “over de schutting mails” . Daar bedoel ik mee dat mensen de mail (klantvraag) lezen, bedenken dat ze daar nu even niks mee kunnen of denken dat iemand anders er iets mee moet.

Beste Karin
Hieronder de mail van zusofzo.
Weet jij wat het probleem is? Doe ik iets verkeerd? Het werkt niet?


Het is negen van de tien keer een doorgestuurde vraag, waar verder niet gekeken is wat het probleem is.
Veelal is het een “het doet het niet” vraag of een “ik snap het niet”.
Doei!

Bij de doorstuurder is het afgevinkt en vervolgens ligt het probleem op mijn bordje.

Mijn manier van werken:
Ikzelf vraag dan liever eerst even door of probeer het probleem te reproduceren.
Als dat niets oplevert, maak ik een NIEUWE mail (zonder doorsturen) met daarin een specifieke vraag en verwijzingen met links of screenshots.

Een paar Tips:
Neem mail lezen en beantwoorden als twee aparte to do’s op op je vinklijstje.
Begin er niet per definitie de dag mee of sluit er de dag niet mee af. Over de schutting ligt dan juist op de loer.
Maak je vraag, wens, verzoek specifiek.
Lees de mail die je doorstuurt….misschien kun je het probleem zelf wel oplossen (ergo: er is niks mis met een onderzoekende houding)
Neem in de onderwerp regel of als laatste zin op WAT je verwacht van de ontvanger.

De tweede afvink die niet afgevinkt werd

Online systemen barsten van de vinkjes, aan/uit. Wel/geen mail of post.
De tijd die ik kwijt ben aan de niet aangezette vinkjes in het systeem van een ander, zou ik moeten kunnen declareren.

Gisteren ontving ik (ruim drie jaar na het overlijden van mijn keukentafellief) een brief van de belastingdienst.
Aan de erven van …..
De intermediair (boekhouder) wilde de machtiging van de aangifte inkomstenbelasting 2023 hebben. Of het nu Logius (de bijhouder van de machtigingen) of de intermediair was, iemand (of iemanden) zijn het vinkje bij overleden vergeten te zetten.
Ergerlijk (de scherpe kantjes zijn eraf) en tijdrovend.
De intermediair had waarschijnlijk op zijn to do list staan dat hij de machtigingsaanvraag voor alle klanten met 1 druk op de knop moest aanvragen. Geen belletje dat ging rinkelen….pas toen ik mailde dat ik die post niet meer zou moeten ontvangen.
Vervolgens moest ik ook de brief met melding erbij opsturen naar een antwoordnummer, of zelf de telefoon pakken.
Als ik het niet doe….zit ik volgend jaar weer met dezelfde post opgescheept

Het zijn niet mijn vinkjes he en ik laat het ook niet mijn vinkjes worden?
(Zeg ik vaak tegen mezelf terwijl ik een antwoord zoek op een over de schuttingmailvraag)

2 reacties

  1. Over de schutting mails, mooi beschreven en verwoord. E-mails lezen, afhandelen, beantwoorden kost tijd en vraagt aandacht. In mijn ervaring kreeg ik altijd maar antwoord op een vraag terwijl ik er meerdere had gesteld. Daarna stuurde ik voor iedere vraag een nieuwe mail. Dat leek te werken. Heeft niets met afvinken te maken en die oude ergernis kwam bij het lezen van jouw stuk, naar boven.

  2. Met mails als die je van de belastingdienst ontving wordt weer pijnlijk duidelijk dat het persoonlijke er bij het automatiserings-geweld bij in schiet.

Reacties zijn gesloten.